Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur:

• Durchführung von Workshops, Veranstaltungen und Weiterbildungen
• Bearbeitung von Anmeldungen, Bewerbungen und allgemeiner Kommunikation
• Vermittlung innerhalb der Ambulanz
• Rechnungsstellung und Verwaltung
• Erstellung von Zertifikaten
• Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Website, Social Media)

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Workshops und Veranstaltungen

Daten: Name, E-Mail, Telefon, freiwillige Angaben
Zweck: Anmeldung und Organisation
Speicherdauer: maximal 12 Monate, zur Nachweisführung gegenüber Zertifizierungsstellen / Behörden

Bewerbungen & Weiterbildungen

Daten: Kontaktdaten, Lebenslauf, Motivationsschreiben, Werdegang
Speicherdauer:

• Absagen: 6 Monate
• Teilnehmende: Dauer der Weiterbildung + bis zu 5 Jahre (Nachweise)
• Abschlussarbeiten/Prüfungsleistungen: bis zu 5 Jahre
• Zertifikatsdaten: 10 Jahre

Ambulanz-Vermittlung

Für Anfragen an die INKONTAKT Ambulanz verarbeiten wir ausschließlich Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon) sowie organisatorische Angaben zur Vermittlung.
Wir selbst führen keine Beratung oder Therapie durch und erheben keine gesundheitsbezogenen Daten.
Nach der Vermittlung ist ausschließlich die gewählte Fachperson datenschutzrechtlich verantwortlich.
Für Details zur Datenverarbeitung im Rahmen der Ambulanz gilt ausschließlich die separate Datenschutzerklärung der INKONTAKT Ambulanz.

Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Der Versand erfolgt über den Dienst CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede (Deutschland).
Mit CleverReach besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Zur Optimierung unseres Newsletter-Angebots wertet CleverReach statistisch aus, ob ein Newsletter geöffnet wurde und welche Links angeklickt wurden.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Abmeldelink im Newsletter oder per E-Mail an uns.
Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ist freiwillig; ohne diese können wir Ihnen jedoch keinen Newsletter zusenden.
Speicherdauer: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Kommunikation per E-Mail

Wir nutzen ein Postfach bei All-Inkl.com (Deutschland). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Zugriff haben ausschließlich Leitung und Assistenz.
Speicherdauer:

• geschäfts- oder steuerrelevante E-Mails: bis zu 10 Jahre
• rein organisatorische E-Mails: Löschung nach Erledigung

Rechnungsstellung & Verwaltung

Daten: Name, Adresse, Leistungsdaten
Speicherdauer: gesetzlich 10 Jahre
Speicherung lokal und im Papierarchiv.

Fotos & Öffentlichkeitsarbeit

Fotos werden nur mit Einwilligung erstellt:

• Einzelpersonen / kleine Gruppen: schriftliche Einwilligung
• Gruppenbilder / Stimmungsbilder: mündliche Einwilligung

Ein Widerruf ist jederzeit möglich.
Nutzung: Website, Social Media (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube).

Hinweise zu unseren Social-Media-Profilen:

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile bei Instagram, Facebook, LinkedIn und YouTube.
Beim Besuch dieser Seiten verarbeiten die jeweiligen Plattformbetreiber personenbezogene Daten in eigener Verantwortung.
Für Instagram und Facebook besteht im Rahmen der „Page Insights“ eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta Platforms Ireland Ltd. gemäß Art. 26 DSGVO.
Informationen zur Datenverarbeitung durch die Plattformen finden Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen:

• Meta (Instagram/Facebook): https://www.facebook.com/privacy
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• YouTube/Google: https://policies.google.com/privacy

Gelegentliche Raumnutzung

Bei gelegentlichen Vermietungen an externe Personen erheben wir Kontaktdaten und Zahlungsinformationen.
Speicherdauer: bis zu 12 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Honorarkräfte & Dozent*innen

Daten: Kontaktdaten, Bankdaten, beruflicher Hintergrund
Speicherdauer: während der Zusammenarbeit + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Speicherung lokal (digital & Papier)

Website & Serverlogfiles

Beim Besuch der Website werden automatisch technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitstempel, Browserinformationen).
Zweck: Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website
Speicherdauer: kurzzeitig (wenige Tage bis Wochen)
Keine Analyse- oder Marketingtools im Einsatz.
Hosting: Unsere Website wird bei All-Inkl.com (Deutschland) gehostet.
Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechte der betroffenen Personen

Sie können jederzeit:

• Auskunft über gespeicherte Daten verlangen
• Berichtigung verlangen
• Löschung verlangen
• Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Widerspruch einlegen
• erteilte Einwilligungen widerrufen

Beschwerden richten Sie an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin

SSL-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt SSL-/TLS-Verschlüsselung (HTTPS), um Daten bei der Übertragung zu schützen.

 Änderungen

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn technische oder rechtliche Anpassungen erforderlich sind.

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

Gabriele Blankertz
Gleimstr. 37, 10437 Berlin
E-Mail: inkontakt@gestalt-institut.com

Eine Datenschutzbeauftragte ist nicht bestellt.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Vermittlungsprozesses der INKONTAKT Gestalt Ambulanz, insbesondere:

• Auswahl geeigneter Fachpersonen (Therapeutinnen/Beraterinnen) entsprechend Ihrer Prioritätenliste
• Weiterleitung Ihrer Anfrage an die gewählten Fachpersonen
• Rückmeldungen zum Terminstatus
• Weiterleitung an weitere priorisierte Fachpersonen, falls erforderlich

Es wird keine Beratung oder Therapie durch die INKONTAKT Gestalt Ambulanz durchgeführt.
Die Aufgabe der Ambulanz ist ausschließlich die Vermittlung.

Kategorien verarbeiteter Daten

Über das PDF-Anmeldeformular erheben wir folgende personenbezogenen Daten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Bestätigung der Volljährigkeit
• Ihre Prioritätenliste (gewünschte Fachpersonen)
• Auswahl der Angebotskategorie (z. B. Beratung oder Psychotherapie nach Heilpraktikergesetz)

Es werden keine Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO erhoben.
Anfragen minderjähriger Personen werden nicht verarbeitet.

Datenquellen

Die Daten stammen ausschließlich von Ihnen selbst.

Weitergabe der Daten

Ihre Angaben werden nach Eingang Ihrer E-Mail nur von berechtigten Personen des Ambulanzteams eingesehen.
Zur Vermittlung geben wir Ihre Anfrage — sofern erforderlich — an eine oder mehrere Fachpersonen aus Ihrer Prioritätenliste weiter.
Dies erfolgt per E-Mail und umfasst alle Inhalte Ihres PDF-Formulars.
Weitere Empfänger gibt es nicht.

Verantwortungsübergang

Sobald eine Fachperson direkt Kontakt zu Ihnen aufnimmt, übernimmt diese:

• Terminabsprachen
• Vorbereitung und Durchführung von Beratung oder Therapie
• Dokumentation
• Erfüllung eigener Datenschutzpflichten

Die INKONTAKT Gestalt Ambulanz hat ab diesem Zeitpunkt keinen Zugriff mehr auf weitere Datenverarbeitungsvorgänge.

Hosting und E-Mail-Dienstleister

(Auftragsverarbeitung)

Ihre Anfrage wird per E-Mail über die Server unseres Hosting- und E-Mail-Dienstleisters empfangen und verarbeitet:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf

Mit ALL-INKL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands bzw. der EU statt.
Es erfolgt keine Übermittlung in Drittländer.

Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, darunter:

• Transportverschlüsselung (TLS) beim Empfang und Versand von E-Mails
• Zugriffsbeschränkungen auf das Ambulanzpostfach
• sichere Server-Infrastruktur von ALL-INKL
• regelmäßige manuelle Löschung alter Anfragen
• nur so viele Daten wie nötig („Datenminimierung“)

Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden verarbeitet auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung

Sie erteilen diese durch Zusenden des ausgefüllten PDF-Formulars.

Ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen

soweit Ihre Anfrage bereits auf die Anbahnung eines Beratungs- oder Behandlungsverhältnisses mit einer Fachperson gerichtet ist.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Ohne die erforderlichen Angaben ist jedoch keine Vermittlung möglich.

Speicherdauer

Ihre Daten werden nur für die Dauer des Vermittlungsprozesses gespeichert und spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss gelöscht.

Der Vermittlungsprozess endet, wenn:

• eine geeignete Fachperson gefunden wurde und Kontakt hergestellt wurde,
• Sie uns mitteilen, dass keine Vermittlung mehr gewünscht ist,
• oder Ihre Prioritätenliste vollständig ausgeschöpft wurde.

Die Löschung erfolgt manuell aus:

• dem E-Mail-Postfach
• internen Anfragelisten

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 DSGVO)
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO ist nicht relevant, da keine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f erfolgt.

Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Für Berlin ist zuständig

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

Sie können sich alternativ auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes wenden.